Prog_Ja Organisasi

PROGRAM KERJA ORGANISASI


1. PENDAHULUAN
Program kerja akan menjadi suatu kebutuhan pokok bagi suatu organisasi karena organisasi tanpa memiliki suatu program kerja yang terarah dan terpadu dapat diibaratkan bagaikan orang yang mencari kucing hitam dalam gelap malam tanpa cahaya.
Program kerja organisasi baru dapat dibuat dengan sistematis,terarah dan terpadu jika urutan proses menuju pembuatan program kerja telah dilalui dengan baik, artinya organisasi telah memiliki dasar dasar acuan tentang “jiwa” dari program kerja yang dibuat.

2. PENGERTIAN PROGRAM KERJA
Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita cita organisasi. Ada dua alasan pokok mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu organisasi :
1. Efisiensi organisasi
Dengan dibuatnya suatu program kerja oleh suatu organisasi maka waktu yang dihabiskan oleh suatu organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang akan dibuat tidak begitu banyak, sehingga waktu yang lain bisa digunakan untuk mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat.
2. Efektifitas organisasi
Keefektifan Organisasi juga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program kerja oleh suatu organisasi maka selama itu telah direncanakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya .

3. JENIS-JENIS PROGRAM KERJA
Program kerja dibuat sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh suatu organisasi , jenis jenis program kerja dapat dibedakan antara lain:
I. Menurut rentang waktu perencanaan
1. Program kerja untuk satu periode kepengurusan
Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja (raker) organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan untuk tahap selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan
2. Program kerja untuk waktu tertentu
Jenis program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. Dalam pembuatan metode program kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi akan mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan
II. Menurut sifat program kerja
1. Program kerja yang bersifat terus menerus (continue)
Program kerja seperti ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak hanya sekali) oleh suatu organisasi, kesulitan pengimplementasian program kerja umumnya akan dihadapi saat pertama kali melaksanakan jenis program kerja ini.
Contoh :
- Mengadakan Seminar / Wawasan Vireta pada setiap penerimaan mahasiswa baru
- Mengadakan Diklat Manajemen Organisasi setiap 2 bulan
2. Program kerja yang bersifat insidental
Program kerja seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu tertentu oleh suatu organisasi biasanya mengambil momentum momentum waktu yang penting
Contoh :
- Mengadakan bakti sosial karena ada kejadian bencana alam disuatu desa
- Mengadakan “Konser Musik Alternatif” dan seminar berkaitan dengan sekolah
3. Program kerja yang bersifat tentatif
Program kerja ini sifatnya akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis ini adalah karena kurang terjaminnya faktor faktor pendukung ketika diadakannya perencanaan mengenai suatu program kerja lain .
Contoh :
- Membuat program pelatihan Internet bagi seluruh anggota



III. Menurut target organisasi
1. Program kerja jangka panjang
Program kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan pembentukan organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja model ini dibuat karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu yang pendek tidak memungkinkan.
Contoh :
Membuat sarana Sekretariat yang presentatif.
2. Program kerja jangka pendek
Program kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu periode tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa tersebut. Dalam hubungannya dengan program kerja jangka panjang, dalam program kerja jangka pendek ini, dibuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat.
Contoh :
-. Program kerja jangka pendek untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak misalnya : Mencari dana untuk membeli alat-alat OSIS.

4. MEMBUAT PROGRAM KERJA
Setelah kita paham tentang prasyarat prasyarat dari pembuatan program kerja maka barulah kita membuat program kerja, dalam pembuatan program kerja organisasi maka hal hal minimal yang harus dicantumkan adalah :
1. Nama Kegiatan
Merupakan judul dari suatu kegiatan yang direncanakan.
2. Latar Belakang
Merupakan penjelasan dari pertanyaan mengenai “Mengapa Program kerja ini perlu dibuat ? “.
3. Tujuan Kegiatan
Berkaitan dengan hal hal yang ingin dicapai setelah melaksanakan program kerja.
4. Sasaran Kegiatan
Berkaitan dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern atau Ekstern Organisasi.
5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Menjelaskan mengenai tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja yang direncanakan.
6. Anggaran Dana
Menjelaskan tentang besarnya dana yang diperlukan.
7. Penanggungjawab Kegiatan
Berisikan Informasi mengenai nama orang yang memegang tanggung jawab kegiatan.
8. Keterangan
Berisikan tambahan informasi lainnya bila diperlukan.
Hal hal diatas merupakan Informasi minimal yang harus ada dalam suatu program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam membaca program kerja yang kita buat. Dalam membuat program kerja maka harus memperhatikan bentuk/format dari program kerja, ada dua model umum dari format penulisan program kerja yaitu :
9. Evaluasi

1. Bentuk Tabel
Format penulisan seperti ini menggunakan tabel sebagai penjelasan dari program kerja yang dibuat
Contoh :
No Nama
Kegiatan Latar
Belakang Tujuan
Kegiatan Sasaran
Kegiatan Tempat & Waktu Anggaran Dana Penanggungjawab Keterangan Evaluasi
1
2
2. Bentuk Uraian
Bentuk ini menggunakan format penulisan seperti uraian biasa, sehingga penulisannya tidak menggunakan tabel.
Nama Kegiatan :
Latar Belakang :
Tujuan Kegiatan :
Sasaran Kegiatan :
Tempat & waktu :
Waktu :
Anggaran Dana :
Penanggung Jawab :
Keterangan :
Evaluasi :
Setelah program kerja yang dibuat disahkan sesuai dengan mekanisme konstitusi organisasi (biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut bisa diimplementasikan dalam kegiatan kegiatan yang telah disetujui. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka perlu dibuatkan suatu kalender kegiatan (Schedule) organisasi yang akan menggambarkan jadwal/waktu kegiatan dari organisasi.

5. MENGEVALUASI PROGRAM KERJA
Sebagai tindak lanjut dari program kerja yang kita buat, setelah program kerjanya dilaksanakan maka diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah program kerja yang kita rencanakan itu sesuai dengan apa yang dilaksanakan .
Untuk mengevaluasi program kerja secara menyeluruh, ada suatu momen tertentu yang berhak melakukan evaluasi kegiatan, jadi mengenai kapan tepatnya diadakan evaluasi menyeluruh hal ini disesuaikan dengan konstitusi organisasi(AD/ART). Secara umum evaluasi kegiatan itu harus dilaksanakan pada 3 tahapan yakni :
1. Evaluasi pada tahap perencanaan
2. Evaluasi pada tahap pelaksanaan
3. Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan
Sebagai alat ukur, tersedia beberapa parameter parameter yang dapat dipakai sebagai standar untuk mengevaluasi keberhasilan program kerja ,antara lain :
1. Kesesuaian dengan perencanaan
Hal ini berkaitan dengan apakah waktu,dana serta tahapan tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan yang direncanakan ketika program kerja dibuat.
2. Partisipasi dari sasaran kegiatan
Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai targetan maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung.
3. Efektifitas pelaksana kegiatan
Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan suatu manajemen yang positif diantara para pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja
4. Hasil atau manfaat dari kegiatan
Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan apa yang diharapkan
** Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja adalah pada nantinya kesalahan serta kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak lagi dilakukan.